Het register van uiteindelijke begunstigden of Ultimate Beneficial Owners, verder UBO-Register, werd ingevoerd door de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
De werkingsmodaliteiten van het UBO-register zijn vastgelegd bij Koninklijk Besluit van 30 juli 2018.
In toepassing van artikel 58/11 van de Wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk moet een (I)VZW toereikende, accurate en actuele informatie over wie haar uiteindelijke begunstigden zijn, inwinnen en bijhouden en moeten haar bestuurders die gegevens via elektronische weg overmaken aan het UBO-Register.
Het register heeft tot doel te kunnen beschikken over een gecentraliseerde databank van alle personen die een in België opgerichte juridische entiteit (vennootschap – vereniging – stichting – trust, fiducie of gelijkaardige juridische constructie) bezitten of er controle over uitoefenen, om inzicht te hebben in de eigendomsstructuren van die juridische entiteiten en zodoende op een efficiëntere manier de strijd te kunnen aangaan tegen het witwassen van geld en terrorismefinanciering.
Hieronder wordt een overzicht gegeven van alle verplichtingen die in dit kader rusten op de in België gevestigde (INTERNATIONALE) VERENIGINGEN ZONDER WINSTOOGMERK en van de termijnen die daarbij moeten gerespecteerd worden. Verder wordt er ook toelichting gegeven over de toegankelijkheid van het UBO-Register en over de mogelijke sancties.
Wij vestigen er alvast uw aandacht op dat de eerste registratie dient te gebeuren uiterlijk 31 maart 2019.
Voor concrete vragen over de impact van de informatieverplichting betreffende het UBO-Register op de werking en organisatie binnen uw (I)VZW kan u contact opnemen met nancy.maes@flinn.law of met benoit.simpelaere@flinn.law.
1. Wie worden beschouwd als “uiteindelijke begunstigden” van een (I)VZW ?
Algemeen gesteld zijn de “uiteindelijke begunstigden” de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of die het zeggenschap hebben over de informatieplichtige juridische entiteit.
Voor de (I)VZW zijn dit volgende categorieën van personen:
- De personen die lid zijn van de raad van bestuur;
- De personen die gemachtigd zijn om de (I)VZW te vertegenwoordigen;
- De personen die belast zijn met het dagelijks bestuur;
- De natuurlijke personen of categorieën van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (I)VZW werd opgericht of werkzaam is;
- Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de (I)VZW.
Indien een persoon tot meer dan één categorie zou behoren, dan moet hij in elke categorie afzonderlijk worden geregistreerd.
2. Welke informatie over de uiteindelijke begunstigden moet de (I)VZW overmaken aan het
UBO-Register ?
Artikel 3§2 van het KB bepaalt welke informatie over de uiteindelijke begunstigde verzameld, bijgehouden en geregistreerd moet worden door een (I)VZW. Het betreft meer bepaald:
- Naam
- Eerste voornaam;
- Geboortedag;
- Geboortemaand;
- Geboortejaar;
- Nationaliteit(en);
- Land van verblijf;
- Volledig verblijfadres;
- De datum waarop hij UBO is geworden;
- Identificatienummer van het Rijksregister of van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid of vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
- De categorie(ën) van UBO waartoe hij behoort.
- Voor elke categorie of hij afzonderlijk of samen met anderen hiertoe behoort
De (I)VZW moet over de nodige documenten beschikken waaruit blijkt dat deze informatie correct is, en deze bewijsstukken moeten ook bijgevoegd worden in het UBO-register. In de praktijk kan het bijvoorbeeld gaan om een kopie van de identiteitskaart, het paspoort, het rijbewijs, de sociale-zekerheidskaart, de akten van benoemingen enz.
Het KB staat uitdrukkelijk toe dat de (I)VZW het identificatienummer van het Rijksregister of van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid van de uiteindelijke begunstigde waarover ze zou beschikken in het kader van een door of op grond van de wet vastgelegde andere doelstelling opnieuw mag gebruiken om de aangifte in het UBO-register te doen.
Indien de (I)VZW deze nummers niet heeft, mag ze aan haar uiteindelijke begunstigden om mededeling van één van deze twee nummers vragen, en het vervolgens registreren in haar bestanden in een digitale en gestructureerde vorm en het gebruiken om de uiteindelijke begunstigde te identificeren.
Indien de uiteindelijke begunstigde geen passend gevolg geeft aan dit (schriftelijk) verzoek, dan mag de (I)VZW zelf het Rijksregister raadplegen om er het identificatienummer van deze uiteindelijke begunstigde op te zoeken op basis van zijn naam, voornaam en geboortedatum. In het verslag aan de Koning bij het KB van 30 juli 2018 wordt er verwezen naar de mogelijkheid van raadpleging van het Rijksregister via de VZW IDENTIFIN (KBO 0808.911.704).
3. Welke informatie moet de (I)VZW overmaken aan de uiteindelijke begunstigden ?
De (I)VZW dient elke van haar uiteindelijke begunstigden “op een duurzame drager” te informeren over :
- Haar verplichting om de hogervermelde gegevens mee te delen aan het UBO-register;
- De registratie en bewaring van deze gegevens in het UBO-register;
- De naam en het adres van de dienst die binnen de Administratie van de Thesaurie belast is met het beheer van het register, zijnde:
Algemene Administratie van de Thesaurie
Kunstlaan 30
1040 Brussel
- De toegangsmogelijkheid tot het register voor bepaalde categorieën van personen (zie verder, titel 6)
- Het recht van de uiteindelijke begunstigde om kennis te nemen van de gegevens die op zijn naam zijn opgenomen in het register door een aanvraag in te dienen bij de Administratie van de Thesaurie;
- Het recht van de uiteindelijke begunstigde, uit te oefenen bij de (I)VZW, tot kosteloze verbetering en verwijdering van onjuiste gegevens die op zijn naam zijn opgenomen in het register. De uiteindelijke begunstigde kan de vraag tot verbetering of verwijdering rechtstreeks aan de (I)VZW stellen of via de Administratie van de Thesaurie, en de (I)VZW dient hieraan onverwijld gevolg te geven door haar eigen bestanden te verbeteren en de wijzigingen mee te delen aan het UBO-Register;
- De bewaartermijn van de in het register opgeslagen gegevens, zijnde 10 jaar vanaf de dag van het verlies van rechtspersoonlijkheid van de (I)VZW of vanaf de definitieve stopzetting van haar activiteiten
Om aan deze wettelijke verplichting tegemoet te komen kan bijvoorbeeld een standaarddocument opgesteld worden binnen de (I)VZW dat zij aan al haar uiteindelijke begunstigden stuurt per aangetekend schrijven of per mail met ontvangstbevestiging, of dat hen wordt overhandigd tegen ondertekening van een ontvangstbewijs. Het is aangewezen om in dit document de uiteindelijke begunstigde eveneens uit te nodigen om alle eventuele wijzigingen in zijn gegevens onmiddellijk kenbaar te maken aan de (I)VZW en daarvoor eventueel een specifieke procedure aan te geven (bv. verzending op een speciaal daartoe aangemaakt e-mailadres met toevoeging van specifieke bewijsstukken).
De Administratie van de Thesaurie zal de uiteindelijke begunstigden op de hoogte brengen (geautomatiseerde communicatie via de MyMinfin-applicatie of via mail) van hun inschrijving in het register en geeft hen de informatie door die op hun naam werd geregistreerd. Zo kunnen de uiteindelijke begunstigden dit op juistheid controleren en eventueel aan de (I)VZW vragen tot verbetering over te gaan.
4. Hoe kan de (I)(I)VZW de gegevens invullen in het UBO-Register ?
De (I)VZW kan de informatie over haar UBO’s online registreren via het MyMinFin-portaal met behulp van de elektronische identiteitskaart, een token of ItsMe.
De wettelijke vertegenwoordiger van de (I)VZW kan dit zelf doen, of daartoe een mandaat geven aan één van de leden van de (I)VZW of aan een externe derde (bv. een accountant, een advocaat, …) om dit in zijn naam en voor zijn rekening te doen.
5. Actualisatie van de informatie door de (I)VZW
De (I)VZW moet jaarlijks de juistheid van de informatie in het UBO-register bevestigen of, zo nodig, bijwerken.
Bovendien heeft de (I)VZW de plicht om elke wijziging binnen de maand kenbaar te maken in het UBO-Register.
6. Wie heeft toegang tot de informatie betreffende de uiteindelijke begunstigden van
een (I)VZW in het UBO-Register ?
De gegevens zijn uiteraard toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten.
Ook de onderworpen entiteiten, zijnde de entiteiten die in het kader van hun beroepsactiviteit een verplichting tot waakzaamheid hebben ten aanzien van hun cliënten op basis van de wetgeving ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme, hebben tegen betaling toegang tot het UBO-register. Het gaat hier ondermeer om kredietinstellingen, verzekeringsondernemingen, notarissen, gerechtsdeurwaarders, advocaten, bedrijfsrevisoren, accountants enz.
Verder kunnen ook andere personen of organisaties die een legitiem belang in verband met de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme of de verbonden onderliggende criminele activiteiten kunnen aantonen, een specifieke aanvraag van informatie indienen bij de Administratie van de Thesaurie betreffende de uiteindelijke begunstigden van een (I)VZW. Dit betreft dus een beperktere toegang in vergelijking met de toegang tot de gegevens van de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen, waar immers alle burgers aanspraak op kunnen maken, zonder dat zij een legitiem belang moeten aantonen. Bovendien krijgen de personen of organisatie die een legitiem belang aantonen ook slechts informatie over een beperkt aantal gegevens, nl. de naam (niet de voornaam), de geboortemaand en het geboortejaar (niet de geboortedag), de nationaliteit(en), het land van verblijf, de datum waarop iemand uiteindelijke begunstigde is geworden, de categorie(ën) van UBO’s waartoe de persoon behoort en of hij daar afzonderlijk dan wel samen met anderen toe behoort. Het volledige verblijfsadres en het nationaal identificatienummer van de uiteindelijke begunstigden is daarentegen niet toegankelijk voor de personen of organisaties die een legitiem belang aantonen. Deze toegang is eveneens betalend.
Tot slot kan een persoon ook een schriftelijke aanvraag indienen bij de Administratie van de Thesaurie om tegen betaling toegang te krijgen tot het UBO-register voor (I)VZW’s die zeggenschap hebben over een vennootschap, VZW, IVZW of stichting.
Noch de informatieplichtige (I)VZW, noch de uiteindelijke begunstigden worden op de hoogte gebracht van het feit dat hun gegevens in het UBO-Register werden geraadpleegd.
Elke raadpleging van het UBO-register wordt daarentegen wel geregistreerd en gedurende 10 jaar bewaard.
Een uiteindelijke begunstigde kan in uitzonderlijke omstandigheden aan de Administratie van de Thesaurie vragen dat de toegang tot zijn gegevens in het UBO-register beperkt wordt. Daartoe moet hij aantonen dat die toegang door anderen dan de bevoegde autoriteiten (die inderdaad steeds een volledige toegang hebben) hem zou blootstellen aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. Ook voor minderjarige of handelingsonbekwame uiteindelijke begunstigden kan een dergelijke beperking van de toegang voorzien worden.
7. Sancties
Indien de informatieplichtige (I)VZW nalaat om de informatie over al haar uiteindelijke begunstigden over te maken aan het UBO-Register, dan riskeren haar bestuurders een administratieve geldboete van minimum 250,00 euro en maximum 50.000,00 euro.
Het is aangewezen binnen de (I)VZW het debat te voeren over een eventuele vrijwaring hiervoor door de (I)VZW ten voordele van de bestuurder onder bepaalde voorwaarden.
Om het bedrag van de administratieve geldboete in een concreet geval vast te stellen wordt rekening gehouden met de volgende relevante omstandigheden:
- de ernst en de duur van de inbreuken;
- de mate van verantwoordelijkheid van de betrokkene;
- de financiële draagkracht van de betrokkene, zoals die met name blijkt uit de totale omzet van de betrokken rechtspersoon of uit het jaarinkomen van de betrokken natuurlijke persoon;
- het voordeel of de winst die de inbreuken eventueel opleveren voor de betrokkene voor zover die kunnen worden bepaald;
- het nadeel dat derden eventueel hebben geleden door deze inbreuken, voor zover dit kan worden bepaald;
- de mate van medewerking van de betrokkene met de bevoegde autoriteiten;
- eventuele vroegere inbreuken die gepleegd zijn door de betrokkene.
Alvorens de Minister van Financiën een administratieve boete kan opleggen moeten zijn diensten de betrokken (I)VZW wel eerst oproepen om ze te horen. De (I)VZW heeft er alle belang bij om aan deze oproeping gevolg te verlenen en de verdediging van haar bestuur naar behoren voor te bereiden
Share us!
